L'intelligenza artificiale ottimizza il lavoro degli Uffici Relazioni con il Pubblico automatizzando processi ripetitivi, migliorando l'efficienza e favorendo un approccio data-driven per decisioni più informate. Scopri come l'IA trasforma la gestione dei servizi pubblici.
L’introduzione dell’intelligenza artificiale (IA) nei processi di digitalizzazione della pubblica amministrazione sta radicalmente trasformando il modo in cui l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) interagisce con i cittadini e gestisce le informazioni. In un contesto in cui il cittadino e le organizzazioni sono al centro, le tecnologie digitali diventano strumenti cruciali per semplificare i flussi informativi, migliorare l'efficienza e garantire un’erogazione più efficace dei servizi.
Il lavoro quotidiano negli uffici pubblici include spesso attività routinarie e ripetitive che, pur essendo necessarie, non richiedono il valore aggiunto delle competenze specialistiche del personale. Questo non solo limita il tempo a disposizione per compiti strategici ma genera anche inefficienze nel processo di gestione delle risorse. L’intelligenza artificiale può rappresentare una risposta concreta a questo problema, consentendo di automatizzare gran parte delle attività ripetitive e liberando così tempo prezioso per attività a maggiore valore aggiunto.
L’Intelligenza artificiale a supporto dell’URP: esempi concreti
Nel corso delle mie esperienze, ad esempio, ho potuto verificare come l’utilizzo di strumenti di IA possa migliorare sensibilmente il lavoro degli operatori dell’URP. Durante un progetto condotto a Montevarchi, abbiamo implementato una soluzione basata sull’intelligenza artificiale per velocizzare la creazione di landing page e form integrati nel sito web del comune. Grazie a questi strumenti, i cittadini possono ora inviare richieste di appuntamenti o documentazione 24 ore su 24, senza la necessità di intervento umano immediato. Un esempio è la prenotazione per il rinnovo della carta d’identità elettronica o l’autolettura del contatore dell’acqua.
Questo tipo di innovazione non solo garantisce una maggiore accessibilità ai servizi, ma permette anche di raccogliere dati in modo continuativo e di migliorare la programmazione dell’attività amministrativa. Ad esempio, il semplice tasto di invio presente in fondo alla landing page può attivare un flusso automatizzato che notifica via email, SMS o WhatsApp l'avvenuta ricezione della richiesta, mantenendo l'utente aggiornato sullo stato della sua pratica.
Automazione e gestione interna dei processi
L’applicazione dell’IA non si limita solo al rapporto con i cittadini, ma offre vantaggi significativi anche nella gestione interna dei processi amministrativi. In diversi corsi di formazione, come quello tenuto all'interno del bando Insiel per la digitalizzazione della pubblica amministrazione del Friuli Venezia Giulia, abbiamo esplorato l’implementazione di flussi di automazione tra uffici e dipendenti. In questo contesto, l’intelligenza artificiale viene utilizzata per migliorare la comunicazione interna, facilitando lo scambio di informazioni, l’assegnazione di compiti e la responsabilizzazione dei vari uffici.
Questo tipo di automazione consente di rendere i processi decisionali più rapidi e accurati, ottimizzando le risorse disponibili e favorendo un miglior coordinamento tra le varie funzioni operative.
Una Pubblica Amministrazione Data-Driven
Uno degli aspetti più interessanti dell’intelligenza artificiale è la sua capacità di analizzare grandi quantità di dati in tempi brevi. Grazie a queste tecnologie, le pubbliche amministrazioni possono adottare un approccio data-driven, sfruttando i dati raccolti per prendere decisioni più informate e migliorare la qualità dei servizi offerti. Ad esempio, i dati relativi ai ticket aperti presso un URP possono essere analizzati e rielaborati dall’intelligenza artificiale, permettendo una visione chiara delle problematiche più ricorrenti e aiutando a programmare azioni correttive mirate.
L'intelligenza artificiale non è solo uno strumento di efficienza, ma diventa anche un fattore chiave per promuovere un’innovazione continua all'interno della pubblica amministrazione. Da Montevarchi a Trento, passando per i corsi che ho tenuto con l’Università Ca' Foscari, l'Associazione dei Comuni Bresciani e la Marca Trevigiana, l’implementazione dell’IA si sta dimostrando un percorso di grande impatto, capace di valorizzare il ruolo del cittadino e di migliorare il funzionamento degli uffici pubblici.
In questo contesto, non solo possiamo ottimizzare il lavoro di routine, ma possiamo anche creare nuove opportunità per rendere il lavoro pubblico più efficiente, sostenibile e, soprattutto, orientato al servizio dei cittadini. L’esperienza vissuta in diverse amministrazioni locali dimostra che l’IA non è un’astrazione lontana, ma una realtà già operativa, pronta a trasformare il nostro modo di lavorare.
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